Не превращайтесь
в робота — наймите робота

CRM-ассистент Эдвард помогает вести работу в Битрикс24 эффективно, в том числе напоминает сотрудникам о пропущенных звонках в личном или общем чате. Если сотрудник заболел или в отпуске, его звонок может забрать коллега прямо из чата. Для того, чтобы настроить данный функционал, вам необходимо:

Как настроить отчет по пропущенным звонкам?

Когда сотрудники болеют, важные звонки не теряются :)

1. Зайти в настройки отчета по пропущенным звонкам

2. Включить активность модуля

Настроить время начала и окончания фиксации пропущенных звонков. Настроить шаблон для оповещений и отметить настройки оповещений.

Если вам нужно, чтобы Эдвард отправлял уведомления в конкретный чат, укажите его идентификатор в поле «идентификатор чата». Чтобы узнать id чата, необходимо пригласить в этот чат Эдварда, упомянуть (с помощью иконки «упомянуть») его в сообщении «id чата».

Также есть возможность назначить сотрудника, которому уведомления о пропущенных звонках будут дублироваться в личный чат от Эдварда.

3. Установить настройки оповещения для единого чата пропущенных звонков

После этого нажмите на кнопку «сохранить изменения» и ожидайте первых уведомлений о пропущенных звонках.

В Эдварде доступны готовые мини-курсы от экспертов, которые помогут прокачать отдел продаж. Выберите и запустите собственный курс. Для этого, вам необходимо:

Настройте обучающий курс для сотрудников

1. Зайти в настройки, открыть раздел курсы

2. Создать курс

При нажатии на кнопку «создать курс» откроется интерфейс создания курса. Просто заполните название, анонс и подробное описание курса.

3. Добавьте уроки в курс

Старайтесь не перебарщивать с текстом, т.к. сотрудник увидит этот урок в мессенджере.

Обратите внимание на «порядок» курсов.

4. Запустите курс

При запуске курса вам будет предложено настроить насколько часто сотрудники должны получать курс и время отправки сообщения.
Выберете сотрудников, для которых предназначен курс и нажмите на кнопку «запустить».

5. Не забудьте установить часовой пояс в общих настройках приложения

Сотрудники доделывают важные дела до конца.

Большая нагрузка, нехватка опыта работы в Битрикс24, или невнимательность мешают сотрудниками работать на 100%. Эдвард помогает не потерять клиента из-за дела, про которое сотрудники забыли или которое просто не увидели. Руководителю легко следить за соблюдением регламентов благодаря регулярным отчетам, получаемым прямо в чате.

Эдвард умеет работать со всеми базовыми сущностями CRM Битрикс24:

• Дела
• Лиды
• Счета
• Задачи

Для того, чтобы настроить данный функционал, вам необходимо:

Как настроить напоминания о забытых делах в CRM?

1. Зайти в настройки отчета Мониторинг CRM

2. Включить активность модуля и включить мониторинг необходимой сущности

3. Если вам нужно, чтобы Эдвард отправлял уведомления в конкретный чат укажите его идентификатор в поле «идентификатор чата»

4. Настроить шаблоны сообщений

Чтобы узнать id чата, необходимо пригласить в этот чат Эдварда, упомянуть (с помощью иконки «упомянуть») его в сообщении «id чата».

Эдвард будет отправлять уведомления сотруднику в личный чат и в отдельный общий чат (если он указан).После этого нажмите на кнопку «сохранить изменения» и ожидайте первых уведомлений в чатах.

И вне зависимости от размера команды отслеживать прогресс по продажам в целом и каждого сотрудника в частности.

Нашим клиентом была юридическая компания, которая работает по всей России. Всего в команде 119 человек. Мы работали с тремя отделами: отделом продаж, арбитражным и досудебным.

После нескольких брифингов мы выяснили основные проблемы:

• Руководители отделов не владели информацией о нагрузке менеджеров, количестве задач с пропущенным дедлайном или перенесенным сроком выполнения.
• Регламенты компании часто нарушались, а новым сотрудникам было трудно адаптироваться к рабочим процессам.

Как руководителям управлять командой с помощью CRM-ассистента

Андрей Кох

Регулярные отчеты в CRM

Задачу настройки регулярных отчетов в Эдварде решить просто. Мы уточнили у клиента, в какое время руководителям нужна информация и настроили Эдварда так, чтобы каждый день в одно и то же время в чат руководителю приходили отчеты о количестве закрытых за день задач и количестве задач с перенесенным сроком исполнения. В назначенное время руководитель получает пуш-уведомление.

Также мы внедрили контроль качества для руководителей отделов. Это отчеты по просроченным делам и счетам оплаты, необработанным лидам и сделкам, проигранным сделкам и лидам, а также новым лидам, счетам и сделкам за текущую неделю. Ещё они называются отчётами быстрого реагирования, которые в назначенный час ежедневно поступают в чат руководителей.

Преимущество данного решения — в гибкости и универсальности. Эдварду доступны все данные в Битрикс24, которые он может выводить в удобном для клиента виде. Скрипт отчётов можно модифицировать — добавлять новые условия или исключать ненужные параметры.

Отчеты по активности сотрудников в Битрикс24

Руководителям важно было знать о текущей загрузке подчиненных, поэтому мы настроили подходящий отчет Эдварда под названием «Пульс активности отдела продаж». По каждому сотруднику Эдвард собирает и формирует в отчет данные о количестве занесенных и сконвертированных лидов, проведенных встреч, входящих и исходящих звонков, а также о выигранных и проигранных сделках и счетах.

Уведомления от CRM-ассистента

Эдвард отправляет push-сообщения о пропущенных звонках в специальный чат и персонально менеджеру, если речь идёт о его клиенте. Забирать и обрабатывать пропущенные обращения менеджеры могут непосредственно из чата. Если в течение получаса или часа сотрудник не реагирует, то Эдвард шлёт ему напоминание.

В результате отдел продаж получает инструмент перераспределения лидов и лиды не теряются.

Мониторинг уволенных сотрудников

Руководитель отдела продаж держит на контроле дела подчиненных, а сотрудники получают в личные сообщения данные по собственной активности.

Чтобы с уходом того или иного сотрудника не потерять лиды, сделки, задачи и счета, необходимо вести соответствующий учёт и оперативно перераспределять задачи с ушедших менеджеров на текущих. Отчёт приходит в чат руководителей, и те осуществляют перераспределение непосредственно в Эдварде.

Результат

1. С одной стороны, руководители увидели слабые места по своим командам, с другой — сотрудники получили удобного помощника. Если без Эдварда поиск просроченных дел и забытых лидов был делом трудоёмким — требовалась фильтрация по дате, клиенту и ответственности, то с Эдвардом стало всё проще. Он просто отправляет напоминания в личные сообщения, из которых менеджер переходит по ссылкам и вносит правки.

2. Руководители получили картину происходящего в отделах с возможностью регулировать нагрузку сотрудников. Они видят, кто и какие задачи не успел выполнить и на какой срок они были перенесены.

3. Число нарушений регламентов компании сократилось, поскольку они были оцифрованы. Руководители приобрели инструмент быстрого реагирования на KPI — по просроченным задачам, делам или увеличению выручки.

Product Owner в Remark

«Нашей целью было облегчить работу руководителя подразделения, предоставить ему всю информацию о качестве работы сотрудников в CRM-системе. Лучшим решением было внедрить Productivity-ассистента в Битрикс24 Эдварда: приложение собирает всю необходимую информацию для отчетов в удобном виде: сколько лидов и сделок в работе менеджера, сколько — в работе отдела, какие задачи просрочены.

Ассистент помогает руководителям управлять командой за счет оцифровки текущих дел и контроля за соблюдением регламентов. Существенный плюс Эдварда — его легко внедрить и настроить».

«Эдвард содержит 24 типовых отчета, которые доступны сразу после установки. Количество отчетов, которые клиент может настроить под свои потребности, не ограничено. Скрипты могут дорабатывать как специалисты IT-отдела компании, так и специалисты Remark. Создавать новые отчёты могут опять-таки как специалисты компании, так и наши разработчики. То есть Эдвард обеспечивает масштабируемость и функциональность одновременно. В этом кейсе настройка 6 отчетов заняла 30 часов, это довольно быстро. В результате руководители получают инструмент отслеживания и быстрого реагирования, а сотрудники — надёжного помощника и подсказчика в выполнении рабочих задач».

Product Owner в Remark

Андрей Кох